Managed E-Mail-Archivierung

Microsoft Exchange oder Microsoft 365

Unternehmen mit besonders sicherheitskritischen Anwendungen kann aber nach wie vor ein dediziertes und in Deutschland gehostetes Managed Exchange-System die erste Wahl sein.

Dabei ergeben sich für Sie drei große Herausforderungen:

1. Mails sind nicht einfach nur Mails, sondern geschäftskritische Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Für diese Mails besteht laut GoBD eine Aufbewahrungspflicht. Idealerweise in einem revisionssicheren System, in dem Sie die Mails aller Mitarbeiter archivieren können.
2. Die ausgiebige Nutzung des Mail-Systems führt zu sehr großen Postfächern. Die großen Mengen von Daten belasten die Mail-Clients und Server sehr stark.
3. Die Suche nach Mails und Daten im Archiv ist häufig sehr zeitaufwändig. Hierfür brauchen Sie eine Software, die Ihnen das schnelle Auffinden auch in einem großen Archiv ermöglicht.

Diese Probleme lassen sich mit dem E-Mail-Archivierungssystem von noris beheben. Zum einen werden die Mails direkt beim Eingang ins Postfach archiviert. Das nachträgliche Bearbeiten der Daten ist dann nicht mehr möglich. Damit ist das Archiv revisionssicher und erfüllt gesetzliche Auflagen. Zum anderen können Sie in regelmäßigen Abständen die Postfächer auf den Mail-Clients bereinigen und die alten Daten löschen. Dies hält die Postfächer klein und deren Handling bleibt effizient. Sollten Sie eine ältere Mail suchen, können Sie einfach per Web-Client oder Outlook-Plugin im Archiv suchen.

Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und erfüllen Sie gleichzeitig gesetzliche Anforderungen wie die GoBD und DSGVO: mit der Managed E-Mail-Archivierung von noris network. Mit Managed E-Mail-Archivierung befreien Sie sich von rechtlichen Risiken.